Nhằm triển khai hoạt động của Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số của xã, từng bước hiện đại hóa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo điều hành, để tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc gửi nhận văn bản, xử lý, trao đổi công việc giữa các cơ quan, ban ngành. Để phát huy hiệu quả sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, Hòm thư Công vụ trên địa bàn, theo thực tế trong thời gian qua vẫn còn tình trạng cán bộ, công chức không xử lý văn bản, hoặc xử lý chậm. Chủ tịch UBND xã yêu cầu toàn thể cán bộ, công chức viên chức thường xuyên cập nhật sử dụng phần mềm quản lý công việc, hòm thư công vụ hàng ngày trong hồ sơ công việc, để giải quyết công việc chuyên môn cụ thể như sau:
- Đối tượng thực hiện: Toàn thể cán bộ, công chức, trên địa bàn xã.
- Loại văn bản được đính kèm vào phần mềm Văn bản sao, Giấy mời, Công văn giao việc của cấp ủy, chính quyền, các ban ngành đoàn thể xã, Báo cáo tháng, Báo cáo quý, Thông báo, Thông cáo, Công điện, Phương án, Chương trình công tác, Quyết định thành lập Ban chỉ đạo, Chỉ thị và các loại văn bản khác theo quy định. Toàn bộ văn bản do cán bộ, công chức chuyên môn tham mưu ban hành cần trình ký qua hồ sơ công việc cho lãnh đạo ký theo quy định.
- Loại văn bản không được đính kèm vào phần mềm Các văn bản mật, tuyệt mật, tối mật; Các Quyết định cá biệt, văn bản giải quyết các công việc cá biệt (giải quyết thủ tục hành chính, kết luận thanh tra…); Các văn bản liên quan đến phân bổ ngân sách.
4.Trách nhiệm của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức
Giao Văn phòng Thống kê quản lý tài khoản sử dụng, theo dõi tình trạng nhận văn bản đến, xử lý hồ sơ, báo cáo Chủ tịch UBND xã theo quy định. Nếu cán bộ, công chức nào để tình trạng hồ sơ xử lý chậm, quá hạn thì phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã tùy vào tính chất quan trọng của văn bản, hồ sơ để xử lý.
- Trách nhiệm của cán bộ quản lý, sử dụng tài khoản có trách nhiệm quản lý tài khoản của cơ quan mình, không để người không có thẩm quyền sử dụng.Trong ngày làm việc, cán bộ quản lý tài khoản có trách nhiệm đăng nhập vào phần mềm để nhận, xử lý văn bản tối thiểu một ngày hai lần vào buổi sáng và buổi chiều.
- Hỗ trợ sử dụngTrong quá trình sử dụng, nếu có vướng mắc hoặc lỗi kỹ thuật của tài khoản, đề nghị liên hệ với đồng chí Nguyễn Anh Tuấn– Trưởng Phòng Văn hóa Thông tin theo số điện thoại DĐ: 09858.958.333 hoặc gửi vào hòm thư tuanna.pn@backan.gov.vn.
Chủ tịch UBND xã yêu cầu toàn thể cán bộ, công chức nghiêm túc thực hiện.
Tác giả: UBND xã Giáo Hiệu
